Début 1993, les contrôles fiscaux douaniers aux frontières ont été abolis. Un nouveau système pour contrôler la TVA a donc été instauré pour les échanges intracommunautaires. Ce changement a eu pour effet d’avoir une réduction de la charge administrative pour les entreprises, plus de 60 millions de documents par an ont été supprimés. C’est à partir de ce moment que les VIES sont entrées en vigueur.
Qu’est-ce que les VIES ?
Pour remplacer l’administratif, un système d’échange d’informations sur la TVA automatisé appelé V.I.E.S a été mis en place pour les flux de données jusqu’en dehors des frontières du pays. Ce V.I.E.S permet :
- Aux entreprises d’avoir une confirmation express sur les numéros de TVA de leurs partenaires commerciaux.
- Aux administrations de la TVA de toujours avoir un contrôle sur le flux des échanges intracommunautaires et de rapidement détecter les irrégularités.
Le groupe chargé des contrôles des échanges intracommunautaires (bureau central de liaison CLO), possède un accès direct depuis le V.I.E.S à la base de données enregistrée (sur la TVA) des autres États membres. Cela peut permettre un calcul rapide de la TVA du pays en question.
En résumé, le système VIES est un moteur de recherche de l’assemblée européenne. Il sert à vérifier la régularité des entreprises sur des paramètres bien définis.
Comment fonctionnent les VIES ?
Étant un moteur de recherche européen, lorsqu’une recherche est effectuée, les données sont extraites de la base de données nationale sur la TVA.
Une fois la recherche lancée, 2 résultats sont possibles, cela va dépendre de si l’information sur le numéro de TVA recherché existe ou n’existe pas.
Si le numéro est approuvé, alors l’outil VIES vous affichera les informations sur la TVA
Le deuxième résultat est que le système renvoie “non valide”. Dans ce cas, cela veut dire que le numéro de TVA que vous voulez valider est absent de la base de données. Quand ce problème arrive, c’est ou que le numéro de TVA n’existe juste pas, ou qu’il n’a pas été activé pour les opérations des INTRA-UE. Il est également possible que l’enregistrement du numéro de TVA n’a pas été finalisé, dans certains pays l’enregistrement peut être plus long que dans d’autres. De plus, les modifications ne sont pas tout le temps directement intégrées dans la base de données.
Pour toutes questions urgentes, il est souvent préférable de contacter l’administration fiscale du pays concerné. La base de données VIES est traduite dans 23 langues européennes.